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社内の連絡ミスで困ったことはありませんか？ 当社 社内の、業務上の連絡事項の不手際に長年頭を悩まして来ました。 何処の企業も同じかと思うが、設計業は特に連絡事項が多い気がします。 施主さんからは勿論、外注会社・建材メーカー・ゼネコン・その協力会社・・・・営業中 物件・設計中物件・現場中物件。 毎日毎日膨大な連絡事項が飛び交う。おまけに現場監理・社外の打合せで、担当者 が社内にいない事も多い。仕組み的に連絡ミスの発生しやすい条件はそろっている。 おまけにパチンコ設計の宿命か、設計も現場も工期が短く、意外に変更の多い業種。 変更時に、言った・言わない。聞いた・聞いてない・・・ 連絡の情報量が多い上に、１つの連絡ミスが、たちまち大きな金額の責任に繋がり 易い職業ですので、連絡ミスのゼロ運動化は絶対必要条件です。 何か適切なフォーマットを作ろうと考え初めて、もう１年になる。 以前に、コンサルの先生から頂いた、先生の顧問先が使っている、｢報連相シート｣を アレンジして自社用のシート作りに変えようとしたが、どうもシックリ来ない ・・・行き詰 まってしまった。 なにがシックリしないのか解らない・・・多分デザインだけ自社用に変えても、連絡ミス が減らない事が、本能的に解っているからだ。 報連相・・・言うまでも無く、報告・連絡・相談 経営者に成ったばかりの、若い頃から、この報連相が如何に大事か、サンザン聞か されてきた・・・この報連相に関する本もいっぱい出ている。 報連相の大事さに、何の疑いも無い・・・私も、社員に口をスッパク言ってきた。 報連相・ほうれんそう・ホウレンソウ・・・連絡ミスがあると、呪いのように言い続けて きたが、すぐ再発する。システムとしてなかなか定着しない ・・・何かが足りない・発見できない！ その謎がズーット解けなかった・・・ しかし１年位掛かって、最近ヤット解けたんです！！！ 貴社から少しでも、連絡ミスが減ることを期待して、ここに公開します。 答えは、あっけない！ ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ ＦＲＯＭは発信者、 ＴＯは受信者の意味デス ・・・こんな事に１年も掛かったのか、と笑われそうですが？ 報連相は、一方通行・片道切符だった気がします。つまり ＦＲＯＭ TO です。 私の考えた、次世代｢報連相｣は、｢発信者―受信者―発信者｣の循環方式です。 受信者は、指示や伝言書に処理日時を記入し、サインし指示者にもう一度返す方式 です。 受信者が発信者に情報を返さないから、間違いが起き易い事に気が付いたのです！ そして伝言メモを、コピー用紙の裏を使うから、指示書が、行方不明になるのです！ 今回 一度に１万冊！注文しました。 社員数５０人×週１冊×５０週／年＝２５００冊／年・・・１人が週１冊（１００枚！）使っ ても４年分はありそうです！！ １万冊は不撤退の決心と、自信の表明です。 色は、一般紙と区別しやすいように・すぐ発見しやすいように、淡い黄色にしました。 注意を促す、黄色信号・イエローカードと言う意味も込めました。 まだ使用はこれからですが、劇的に連絡ミスが無くなる事を確信してます。 Ｂ５版の、小さな書式ですが、自分には大きな発見と思っています。 希望者には、当社の作ったこの｢ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ シート｣を無料で差し上げ ます。気軽にメール下さい。 自分で考えたシートがもし、誰かの役に立ったらとても幸せと思います。 ｢ＦＲＯＭ ＴＯ ＦＲＯＭ シート｣ |
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